Pengertian Surat Bisnis

Surat bisnis merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang digunakan dalam dunia bisnis. Surat ini memegang peranan penting dalam menjalin hubungan antara perusahaan dengan klien, partner bisnis, atau pihak terkait lainnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mengenai pengertian, tujuan, jenis, struktur, dan contoh surat bisnis.

Pengertian Surat Bisnis

Surat bisnis merupakan sebuah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis dan komunikasi di dunia kerja. Surat ini dapat berupa surat penawaran, surat pemesanan, surat kontrak, surat tugas, surat permintaan, surat pengadaan, dan lain sebagainya. Biasanya, surat bisnis menggunakan bahasa yang formal dan memiliki format tertentu sesuai dengan jenis suratnya. Surat bisnis biasanya dikirimkan antara perusahaan dengan perusahaan, perusahaan dengan pelanggan, atau antara perusahaan dengan pihak lain yang terkait.

Surat Bisnis sangat penting dalam dunia kerja, karena dengan adanya surat bisnis, maka segala bentuk komunikasi dan transaksi bisnis menjadi terdokumentasi. Dalam kehidupan sehari-hari, surat bisnis menyediakan kebutuhan akan alat komunikasi tertulis yang bersifat resmi sehingga dapat dijadikan landasan hukum apabila terjadi perselisihan di kemudian hari. Surat bisnis juga menunjukkan profesionalitas dan membangun citra perusahaan di mata mitra bisnis.

Tujuan Surat Bisnis

Surat bisnis memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1. Sebagai Bukti Transaksi: Surat bisnis digunakan sebagai bukti transaksi antara dua pihak yang melakukan kegiatan bisnis. Contohnya, surat pemesanan, surat penawaran, surat kontrak, dan lain sebagainya.
2. Sebagai Alat Komunikasi: Surat bisnis menjadi alat komunikasi resmi antara perusahaan dengan pihak lain, baik itu pihak internal (karyawan) maupun pihak eksternal (pelanggan, supplier, mitra bisnis).
3. Sebagai Sarana Pemberitahuan: Surat bisnis digunakan sebagai sarana untuk memberitahukan sesuatu kepada pihak terkait, misalnya pemberitahuan perubahan harga, produk baru, atau perubahan kebijakan perusahaan.
4. Sebagai Sarana Promosi: Beberapa jenis surat bisnis juga digunakan sebagai sarana promosi, contohnya surat penawaran atau surat promosi kepada para pelanggan.

Jenis Surat Bisnis

Berdasarkan fungsinya, surat bisnis dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

1. Surat Penawaran: Digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada calon konsumen atau klien.
2. Surat Pemesanan: Digunakan untuk memesan produk atau jasa dari pihak lain.
3. Surat Kontrak: Digunakan untuk menyusun perjanjian kerjasama antara dua pihak.
4. Surat Persetujuan: Digunakan untuk menyetujui suatu permintaan atau perjanjian antara dua pihak.
5. Surat Penutup: Digunakan untuk menutup suatu transaksi atau kesepakatan bisnis.

Struktur Surat Bisnis

Setiap surat bisnis memiliki struktur umum yang terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:

1. Pengirim: Bagian ini berisi identitas perusahaan atau individu yang mengirimkan surat.
2. Tujuan: Bagian ini berisi identitas perusahaan atau individu yang menjadi tujuan surat.
3. Isi Surat: Bagian ini berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan dalam surat.
4. Penutup: Bagian ini berisi penutupan surat, misalnya salam penutup dan tanda tangan pengirim.

Contoh Surat Bisnis

Berikut ini adalah contoh surat bisnis dalam berbagai format:

1. Surat Penawaran

PT. ABC
Jl. Raya No. 123
Jakarta 12345
No. : 001/SP/2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
CV. XYZ
Jl. Mangga No. 50
Surabaya 67890
Dengan hormat,
…

2. Surat Pemesanan

CV. XYZ
Jl. Mangga No. 50
Surabaya 67890
No. : 001/PO/2021
Kepada Yth,
PT. ABC
Jl. Raya No. 123
Jakarta 12345
Dengan hormat,
…

3. Surat Kontrak

Perjanjian Kerjasama
Nomor : 001/PK/2021
Par…

Kesimpulan

Mengirimkan surat bisnis dengan benar sangatlah penting untuk menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis. Kemampuan menulis surat bisnis yang baik tentu akan membawa dampak positif untuk perusahaan maupun individu dalam menjalankan kegiatan bisnisnya.

Dengan memahami pengertian, tujuan, jenis, struktur, dan contoh surat bisnis, diharapkan pembaca dapat lebih paham dan mampu membuat surat bisnis yang efektif dan profesional dalam dunia kerja.