Pengertian Surat Keluar
Surat keluar merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan, lembaga, atau instansi yang ditujukan kepada pihak eksternal. Surat keluar ini bertujuan untuk memberikan informasi, pemberitahuan, permintaan, atau tindak lanjut terhadap suatu hal yang berkaitan dengan kegiatan atau kepentingan perusahaan. Surat keluar juga bisa berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah yang dapat digunakan untuk keperluan rekam jejak atau transaksi bisnis.
Tujuan Surat Keluar
Surat keluar memiliki beberapa tujuan utama, antara lain:
- Memberikan Informasi: Surat keluar digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak eksternal seperti rekan bisnis, pelanggan, atau mitra kerja terkait dengan kegiatan atau perubahan yang terjadi dalam perusahaan.
- Memberikan Pemberitahuan: Surat keluar juga dapat digunakan untuk memberikan pemberitahuan terkait dengan kegiatan atau kebijakan perusahaan yang perlu diketahui oleh pihak eksternal.
- Permintaan: Surat keluar dapat berfungsi sebagai alat untuk melakukan permintaan kepada pihak eksternal seperti permintaan kerjasama, permintaan penawaran harga, atau permintaan informasi tertentu.
- Tindak Lanjut: Surat keluar juga dapat digunakan sebagai tindak lanjut atas suatu peristiwa atau kegiatan yang telah terjadi, seperti surat konfirmasi, surat penawaran, atau surat balasan.
- Bukti Tertulis yang Sah: Surat keluar memiliki fungsi sebagai bukti tertulis yang sah yang dapat digunakan sebagai referensi atau dokumentasi dalam transaksi bisnis atau kepentingan perusahaan lainnya.
Contoh Surat Keluar
Berikut adalah contoh surat keluar yang umum digunakan dalam berbagai keperluan bisnis dan instansi:
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Harga
Perusahaan XYZ
Jl. Contoh No. 123
Telp. (0123) 456789
Fax. (0123) 456780
Nomor : SPH/001/02/2023
Lampiran: –
Perihal : Pemberitahuan Perubahan Harga
Kepada
Yth. Bapak/Ibu
Manajer PT. ABC
Jl. Contoh Baru No. 456
Telp. (0456) 789012
Fax. (0456) 789010
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya penyesuaian harga dari pihak supplier, kami dari perusahaan XYZ dengan ini menginformasikan kepada Bapak/Ibu terkait dengan perubahan harga barang-barang yang kami tawarkan. Adapun perubahan harga tersebut akan mulai berlaku pada tanggal 1 Maret 2023.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan]Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga
Perusahaan ABC
Jl. Contoh Baru No. 456
Telp. (0456) 789012
Fax. (0456) 789010
Nomor : SPP/002/02/2023
Lampiran: –
Perihal : Permintaan Penawaran Harga
Kepada
Yth. Bapak/Ibu
Supplier XYZ
Jl. Supplier No. 789
Telp. (0789) 123456
Fax. (0789) 123458
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana perusahaan untuk memperluas kerjasama dengan supplier, kami dari perusahaan ABC ingin mengajukan permintaan penawaran harga untuk beberapa produk yang kami perlukan. Kami harap Bapak/Ibu dapat memberikan penawaran harga terbaik dalam waktu 1 minggu sejak surat ini diterima.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya, kami tunggu jawaban dari Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan]Dari contoh surat di atas, terlihat bahwa surat keluar memiliki format standar yang mencakup nomor surat, lampiran, perihal, alamat, dan salam pembuka serta penutup yang formal. Hal ini menunjukkan bahwa surat keluar adalah wadah komunikasi resmi yang harus memenuhi kriteria tertentu untuk menjaga kesan profesional dan keabsahan kontennya.
Dengan demikian, penggunaan surat keluar dalam berbagai kegiatan bisnis atau instansi memegang peranan penting dalam menjaga hubungan dan kepercayaan antar pihak terkait. Dengan format dan isinya yang sesuai, surat keluar menjadi alat komunikasi yang efektif dalam menyampaikan informasi dan kepentingan perusahaan kepada pihak eksternal.
