Surat Tugas merupakan salah satu jenis surat yang umum digunakan dalam dunia kerja. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan sebagai bentuk perintah atau mandat untuk melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Surat tugas biasanya berisi informasi mengenai tujuan tugas, batas waktu pelaksanaan, tanggung jawab yang harus diemban, serta informasi-informasi lain yang terkait dengan tugas tersebut.
Unsur-Unsur Surat Tugas
Sebagai suatu dokumen resmi, surat tugas memiliki beberapa unsur yang harus ada dalam penyusunannya. Berikut adalah unsur-unsur yang biasanya terdapat dalam sebuah surat tugas:
- Identitas Pengirim: Biasanya terdiri dari nama perusahaan atau instansi, jabatan pengirim surat, alamat kantor, nomor telepon, dan surel.
- Identitas Penerima: Terdiri dari nama lengkap penerima surat, jabatan, dan unit kerja.
- Perihal: Menjelaskan secara singkat tentang isi atau tujuan surat.
- Isi Surat: Berisi tentang informasi tugas yang diberikan, batas waktu pelaksanaan, dan instruksi-instruksi lain yang perlu dipatuhi.
- Penutup: Bagian akhir surat yang umumnya berisi harapan agar tugas dapat diselesaikan dengan baik serta ucapan terima kasih atas kerjasama yang diberikan.
Manfaat Surat Tugas
Surat tugas memiliki berbagai manfaat penting dalam sebuah perusahaan atau instansi. Beberapa manfaat dari penggunaan surat tugas antara lain:
- Legalitas: Surat tugas merupakan bukti tertulis yang sah mengenai tugas yang diberikan kepada seseorang. Hal ini dapat dijadikan sebagai acuan jika terjadi perbedaan persepsi di kemudian hari.
- Jelasnya Instruksi: Dengan adanya surat tugas, instruksi tugas yang diberikan menjadi lebih jelas dan terperinci, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
- Pengendalian Tugas: Surat tugas membantu dalam mengendalikan pelaksanaan tugas, termasuk memonitor progres pekerjaan dan mengukur pencapaian hasil yang diharapkan.
- Pengingat Tugas: Surat tugas dapat digunakan sebagai pengingat bagi penerima tugas mengenai deadline atau batas waktu yang harus dipatuhi dalam menyelesaikan tugas tersebut.
Contoh Surat Tugas
Berikut adalah contoh surat tugas yang umum digunakan dalam berbagai instansi:
[Nama Perusahaan/Instansi]
[Alamat Perusahaan/Instansi]
[Nomor Telepon Perusahaan/Instansi]
[Surel Perusahaan/Instansi]
Surat Tugas
Kepada:
[Nama Penerima Tugas] [Jabatan Penerima Tugas] [Unit Kerja]Perihal: Penugasan Tugas Penyusunan Laporan Tahunan
Dengan ini diberitahukan kepada [Nama Penerima Tugas] bahwa Anda telah ditugaskan untuk menyusun laporan tahunan perusahaan dalam waktu 2 minggu terhitung sejak tanggal surat ini diterima.
Adapun instruksi lebih lanjut mengenai pengumpulan data, format laporan, dan hal-hal teknis lainnya dapat dilihat pada lampiran yang terlampir dalam surat ini.
Harap tugas ini dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Terima kasih atas kerjasama dan dedikasi Anda dalam menjalankan tugas ini.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat] [Jabatan Pengirim Surat]Kesimpulan
Surat Tugas merupakan dokumen penting dalam dunia kerja yang berisi perintah atau mandat untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat tugas memiliki beberapa unsur penting seperti identitas pengirim dan penerima, perihal, isi surat, dan penutup. Penggunaan surat tugas memberikan berbagai manfaat seperti legalitas, jelasnya instruksi, pengendalian tugas, dan pengingat tugas. Dengan demikian, surat tugas memegang peran yang sangat penting dalam menjalankan tugas-tugas di suatu perusahaan atau instansi.
