Pendahuluan
Tulisan ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara menulis surat dinas dengan ilustrasi yang jelas dan informatif. Sebagai seorang pekerja atau pihak yang terlibat dalam dunia bisnis, kemampuan menulis surat dinas yang baik sangatlah penting. Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi di dalam suatu organisasi atau institusi. Oleh karena itu, kemampuan menulis surat dinas yang efektif dapat membantu Anda dalam membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja, atasan, dan mitra bisnis.
Format Surat Dinas
Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang cara menulis surat dinas dengan ilustrasi, kita perlu memahami format dasar dari surat dinas itu sendiri. Format surat dinas yang umum digunakan terdiri dari beberapa komponen utama, yaitu:
- Kop Surat: Berisi nama instansi, alamat, dan logo resmi instansi tersebut.
- Nomor Surat: Kode identifikasi unik untuk setiap surat dinas yang digunakan untuk memudahkan pelacakan dan referensi.
- Lampiran: Jika surat dinas memiliki lampiran, lampiran tersebut perlu dijelaskan dengan jelas di bagian ini.
- Perihal: Merupakan ringkasan isi dari surat dinas tersebut.
- Isi Surat: Merupakan bagian inti dari surat dinas yang berisi informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat.
- Penutup: Bagian penutup surat yang berisi salam, tanda tangan, dan nama pengirim surat.
Setelah memahami format dasar dari surat dinas, mari kita bahas cara menulis surat dinas dengan ilustrasi yang baik dan informatif.
Cara Menulis Surat Dinas dengan Ilustrasi
Menulis surat dinas dengan ilustrasi yang baik memerlukan beberapa hal penting agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima surat. Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis surat dinas dengan ilustrasi:
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum mulai menulis surat dinas, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut ditujukan untuk memberikan pemberitahuan, meminta informasi, atau memberikan arahan kepada penerima surat. Dengan mengetahui tujuan surat, Anda dapat menentukan jenis ilustrasi yang perlu disertakan untuk mendukung pesan yang ingin disampaikan.
2. Pilih Jenis Ilustrasi yang Sesuai
Jenis ilustrasi yang perlu disertakan dalam surat dinas tergantung pada jenis informasi yang ingin disampaikan. Ilustrasi dapat berupa grafik, diagram, tabel, foto, atau bagan. Pastikan untuk memilih jenis ilustrasi yang sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan. Misalnya, jika Anda ingin menunjukkan perkembangan penjualan selama beberapa bulan terakhir, Anda dapat menyertakan grafik atau diagram yang menggambarkan perkembangan tersebut secara visual.
3. Sertakan Penjelasan yang Jelas
Saat menyertakan ilustrasi dalam surat dinas, pastikan untuk menyertakan penjelasan yang jelas mengenai ilustrasi tersebut. Penjelasan ini dapat berupa keterangan singkat yang menjelaskan apa yang diilustrasikan, sehingga penerima surat dapat memahami informasi yang disampaikan secara lebih baik.
4. Letakkan Ilustrasi dengan Tepat
Letakkan ilustrasi dalam surat dinas dengan tepat agar dapat mendukung informasi yang ingin disampaikan. Misalnya, jika ilustrasi tersebut berkaitan dengan bagian tertentu dari isi surat, pastikan untuk meletakkannya di bagian yang sesuai sehingga penerima surat dapat dengan mudah memahami keterkaitan antara ilustrasi dan informasi yang disampaikan.
5. Periksa Kembali Kesesuaian Ilustrasi
Sebelum mengirimkan surat dinas, pastikan untuk memeriksa kembali kesesuaian ilustrasi yang disertakan dengan pesan yang ingin disampaikan. Pastikan ilustrasi tersebut relevan, akurat, dan dapat mendukung informasi yang ingin disampaikan secara efektif.
Contoh Surat Dinas dengan Ilustrasi
Berikut ini adalah contoh surat dinas dengan ilustrasi yang dapat dijadikan referensi dalam menulis surat dinas dengan ilustrasi:
| Nomor Surat | : 001/SD/IX/2022 |
|---|---|
| Lampiran | : 1 (satu) berkas |
| Perihal | : Laporan Kinerja Bulanan |
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Manajer Keuangan
PT. Contoh Jaya
Di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan laporan kinerja bulanan dari departemen pemasaran selama bulan September 2022. Berikut ini kami lampirkan grafik yang menggambarkan perkembangan penjualan selama bulan tersebut, serta analisis singkat yang menjelaskan faktor-faktor yang memengaruhi kinerja penjualan.
Grafik Penjualan Bulan September 2022:
Sebagai informasi tambahan, kami juga menyertakan tabel yang memuat data penjualan per produk selama bulan September 2022 untuk referensi lebih lanjut.
Demikian laporan kinerja bulanan kami sampaikan, besar harapan kami agar informasi ini dapat menjadi masukan yang bermanfaat bagi upaya perbaikan kinerja di masa mendatang. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Departemen Pemasaran
PT. Contoh Jaya
Kesimpulan
Menulis surat dinas dengan ilustrasi dapat membantu dalam menyampaikan informasi secara lebih jelas dan efektif. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menulis surat dinas dengan ilustrasi yang baik dan informatif sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan lebih baik oleh penerima surat. Pastikan untuk selalu memeriksa kesesuaian ilustrasi dengan pesan yang ingin disampaikan sebelum mengirimkan surat dinas tersebut.
Dengan demikian, kemampuan menulis surat dinas dengan ilustrasi yang baik dapat membantu meningkatkan kualitas komunikasi resmi di dalam suatu organisasi atau institusi.
