Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau pun pesan secara resmi. Dalam membuat surat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan mulai dari format, tata bahasa, hingga penyusunan konten. Berikut ini adalah panduan lengkap mengenai cara membuat surat.
1. Pilih Jenis Surat yang Akan Dibuat
Sebelum membuat surat, pertama-tama tentukan jenis surat yang akan Anda buat. Beberapa jenis surat umum yang sering digunakan antara lain:
- Surat Resmi: Biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, instansi, atau lembaga resmi.
- Surat Pribadi: Digunakan untuk keperluan personal antara individu.
- Surat Lamaran: Digunakan untuk mengajukan permohonan pekerjaan.
- Surat Undangan: Digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri acara tertentu.
2. Tentukan Format Surat
Setelah menentukan jenis surat, langkah selanjutnya adalah menentukan format surat yang akan digunakan. Format surat resmi umumnya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut:
- Kepala Surat: Berisi informasi mengenai identitas pengirim surat, seperti nama perusahaan atau lembaga, alamat, dan logo.
- Tempat dan Tanggal: Tempat penulisan surat dilanjutkan dengan tanggal penulisan surat.
- Alamat Tujuan: Alamat lengkap penerima surat, termasuk jabatan dan instansi (jika ada).
- Perihal: Isi singkat tentang maksud atau tujuan penulisan surat.
- Isi Surat: Bagian inti surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
- Pembukaan dan Penutup: Ungkapan salam pembukaan dan penutup surat.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat beserta identitas lengkapnya.
3. Susun Isi Surat dengan Jelas
Isi surat harus disusun secara jelas dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang formal dan sopan, hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau slang. Sampaikan tujuan surat secara singkat dan langsung ke intinya. Pastikan informasi yang disampaikan relevan dengan maksud penulisan surat.
4. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan
Tata bahasa dan ejaan yang benar merupakan hal yang sangat penting dalam penulisan surat. Pastikan untuk menggunakan tata bahasa yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Periksa kembali ejaan dan tanda baca sebelum mengirimkan surat tersebut.
5. Gunakan Kalimat yang Tepat
Pilih kalimat yang tepat dan lugas dalam penulisan surat. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan kalimat aktif dan langsung untuk menyampaikan pesan dengan lebih efektif.
6. Periksa Kembali Surat Sebelum Mengirimkan
Sebelum mengirimkan surat, pastikan untuk melakukan pengecekan ulang terhadap seluruh isi surat. Periksa tata bahasa, ejaan, dan kesesuaian informasi yang disampaikan. Pastikan alamat tujuan surat juga sudah tertera dengan benar.
7. Gunakan Cara Pengiriman yang Tepat
Setelah surat selesai dan telah dicek, tentukan metode pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan urgensi surat. Surat dapat dikirimkan melalui pos, email, atau pun pengiriman langsung.
8. Kesimpulan
Membuat surat merupakan hal yang umum dilakukan dalam kehidupan sehari-hari baik untuk keperluan pribadi maupun bisnis. Dengan mengikuti panduan di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penulisan surat.
