Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam lingkungan kerja. Dalam dunia bisnis, surat dinas memiliki peranan yang sangat penting untuk menyampaikan informasi, meminta persetujuan, atau memberikan instruksi kepada rekan kerja. Agar surat dinas terlihat profesional dan mudah dipahami, berikut ini adalah langkah-langkah lengkap untuk membuat surat dinas.
Langkah 1: Menentukan Format Surat
Langkah pertama dalam membuat surat dinas adalah menentukan format surat. Format surat dinas umumnya terdiri dari:
1. Kop Surat
Kop surat berisi nama perusahaan atau instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan logo perusahaan (jika ada).
2. Nomor Surat
Nomor surat biasanya terdiri dari kode singkat bulan, tahun, dan nomor urut surat.
3. Lampiran
Jika surat dinas memiliki lampiran, lampirkan informasi tersebut di bagian ini.
4. Perihal
Perihal surat berisi ringkasan isi atau tujuan dari surat yang ditulis.
5. Isi Surat
Isi surat dinas menjelaskan pokok dari surat tersebut, seperti informasi, permintaan, atau instruksi.
Langkah 2: Menyusun Pendahuluan Surat
Setelah menentukan format surat, langkah berikutnya adalah menyusun pendahuluan surat. Pendahuluan surat dinas umumnya terdiri dari:
1. Judul Surat
Judul surat berisi tentang informasi singkat mengenai tujuan atau maksud dari surat yang ditulis.
2. Tujuan Surat
Tujuan surat menjelaskan alasan atau maksud dari penulisan surat tersebut.
3. Ucapan Pembuka
Ucapan pembuka biasanya berupa salam pembuka, seperti “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.”.
Langkah 3: Menyusun Isi Surat
Setelah menyusun pendahuluan surat, langkah selanjutnya adalah menyusun isi surat. Isi surat dinas sebaiknya disusun dengan jelas, singkat, padat, dan mudah dipahami. Beberapa tips dalam menyusun isi surat dinas antara lain:
1. Gunakan Bahasa yang Formal
Surat dinas sebaiknya menggunakan bahasa yang formal dan sopan agar terlihat lebih profesional.
2. Hindari Penggunaan Bahasa yang Menyinggung
Hindari penggunaan bahasa yang menyinggung, kasar, atau tidak sopan dalam surat dinas.
3. Gunakan Paragraf yang Singkat
Gunakan paragraf yang singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh pembaca.
4. Berikan Informasi yang Tepat
Pastikan informasi yang disampaikan dalam surat dinas adalah informasi yang tepat dan akurat.
Langkah 4: Menutup Surat
Setelah menyusun isi surat, langkah terakhir adalah menutup surat. Penutup surat dinas umumnya terdiri dari:
1. Ucapan Penutup
Ucapan penutup biasanya berupa ucapan terima kasih atau harapan.
2. Tanda Tangan
Tanda tangan pengirim surat dinas merupakan tandatangan resmi yang menandakan keaslian surat tersebut.
3. Nama Pengirim
Nama pengirim surat dinas biasanya dicantumkan di bawah tanda tangan.
Contoh Surat Dinas
Berikut ini adalah contoh surat dinas yang baik dan benar:
Kepada Yth.,
Direktur Utama PT. Contoh Sukses
Di Tempat
Perihal: Permohonan Izin Cuti
Dengan hormat,
Sehubungan dengan keperluan pribadi yang mendesak, saya bermaksud mengajukan permohonan izin cuti selama 3 hari kerja, mulai dari tanggal 5 Agustus hingga 7 Agustus 2024.
Adapun alasan pengajuan izin cuti ini adalah untuk menyelesaikan urusan pribadi yang tidak dapat ditunda. Saya akan memastikan bahwa semua pekerjaan yang sedang dikerjakan akan saya serahkan kepada rekan kerja saya sebelum saya meninggalkan kantor.
Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu Direktur, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Isi Nama Lengkap] [Isi Jabatan]Kesimpulan
Dalam membuat surat dinas, penting untuk mengikuti langkah-langkah di atas agar surat dinas terlihat profesional, mudah dipahami, dan efektif. Dengan menyusun format surat, pendahuluan, isi surat, dan penutup dengan baik, diharapkan surat dinas yang ditulis dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam membuat surat dinas. Terima kasih.
