Surat izin tidak masuk kerja merupakan salah satu dokumen yang harus diserahkan kepada atasan atau HRD ketika seseorang tidak dapat masuk kerja karena alasan tertentu. Surat izin tersebut berfungsi sebagai bukti bahwa karyawan tersebut memiliki alasan yang sah untuk tidak masuk kerja. Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat surat izin tidak masuk kerja yang baik:
1. Tentukan Alasan Tidak Masuk Kerja
Langkah pertama yang harus dilakukan sebelum membuat surat izin tidak masuk kerja adalah menentukan alasan yang jelas kenapa Anda tidak bisa hadir di tempat kerja. Beberapa alasan yang umum adalah sakit, ada urusan keluarga mendadak, atau ada kegiatan penting yang tidak bisa ditunda.
2. Buat Surat Dengan Format yang Tepat
Setelah menentukan alasan tidak masuk kerja, langkah selanjutnya adalah membuat surat izin dengan format yang tepat. Pastikan surat tersebut mencantumkan informasi yang lengkap seperti nama, jabatan, tanggal, alasan tidak masuk kerja, dan tanggal atau periode tidak masuk kerja. Jangan lupa juga untuk menyesuaikan format surat dengan peraturan perusahaan tempat Anda bekerja.
Berikut ini adalah format surat izin tidak masuk kerja yang bisa Anda ikuti:
- Nama: Tuliskan nama lengkap Anda
- Jabatan: Sebutkan jabatan Anda di perusahaan
- Tanggal: Cantumkan tanggal surat dibuat
- Alasan Tidak Masuk Kerja: Jelaskan alasan dengan jelas dan singkat
- Periode Tidak Masuk Kerja: Sebutkan tanggal atau periode tidak masuk kerja
3. Pilih Bahasa yang Sopan dan Jelas
Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat izin tidak masuk kerja adalah bahasa yang sopan dan jelas. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu informal atau terlalu formal. Gunakan kalimat yang singkat dan langsung pada intinya, agar pesan yang ingin disampaikan bisa dipahami dengan baik oleh penerima surat.
4. Tampilkan Surat Kepada Atasan atau HRD
Setelah surat izin tidak masuk kerja selesai dibuat, tampilkan surat tersebut kepada atasan atau HRD sesegera mungkin. Pastikan untuk memberitahu mereka bahwa Anda tidak bisa masuk kerja dan tunjukkan surat izin sebagai bukti bahwa Anda memiliki alasan yang sah untuk tidak hadir.
5. Berikan Informasi Tambahan Jika Diperlukan
Jika diperlukan, berikan informasi tambahan kepada atasan atau HRD terkait dengan alasan tidak masuk kerja Anda. Misalnya jika Anda sedang sakit, beritahu jenis penyakit yang Anda derita dan perkiraan kapan Anda bisa kembali bekerja. Informasi tambahan tersebut bisa membantu atasan atau HRD untuk mengatur jadwal kerja di tempat Anda.
6. Jangan Lupa Untuk Menyampaikan ucapan Terima Kasih
Terakhir, jangan lupa untuk menyampaikan ucapan terima kasih kepada atasan atau HRD karena telah memahami alasan Anda untuk tidak masuk kerja. Hal ini merupakan bentuk sopan dan bisa meningkatkan hubungan antara Anda dengan atasan atau HRD di tempat kerja.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat izin tidak masuk kerja dengan baik dan benar. Pastikan untuk selalu memberikan alasan yang jelas dan melengkapi surat dengan informasi yang dibutuhkan oleh atasan atau HRD. Semoga informasi ini bermanfaat dan membantu Anda dalam membuat surat izin tidak masuk kerja.
