1. Tentukan Tujuan Surat Izin Sekolah
Surat izin sekolah adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh orang tua atau wali murid yang berisi permohonan untuk meminta izin kepada pihak sekolah. Sebelum membuat surat izin sekolah, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tersebut. Apakah izin tersebut untuk keperluan medis, kepentingan keluarga, atau alasan lainnya. Dengan mengetahui tujuan izin, Anda bisa menyusun surat secara lebih terperinci dan jelas.
2. Susun Identitas Pengirim dan Penerima Surat
Langkah kedua dalam cara membuat surat izin sekolah adalah dengan menyusun identitas pengirim dan penerima surat. Di bagian atas surat, cantumkan informasi lengkap mengenai pengirim surat (orang tua/wali) seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan hubungan dengan siswa. Selain itu, juga cantumkan identitas penerima surat yaitu pihak sekolah yang bersangkutan.
3. Tuliskan Pembukaan Surat
Sebelum memasuki pembahasan inti, tuliskan pembukaan surat dengan menggunakan kalimat sopan dan singkat. Misalnya, “Dengan hormat, Kami yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari [Nama Siswa] ingin mengajukan permohonan izin kepada pihak sekolah dengan rincian sebagai berikut”.
4. Jelaskan Alasan Permintaan Izin
Selanjutnya, jelaskan alasan mengapa Anda mengajukan permintaan izin kepada pihak sekolah. Misalnya, jika izin tersebut untuk keperluan medis, cantumkan detail mengenai kondisi kesehatan siswa yang memerlukan perawatan atau pengobatan. Pastikan alasan yang Anda berikan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
5. Tentukan Waktu dan Durasi Izin
Setelah menjelaskan alasan permintaan izin, tentukan juga waktu dan durasi izin yang Anda butuhkan. Cantumkan tanggal mulai dan selesai izin beserta alasan mengapa Anda membutuhkan waktu tersebut. Hal ini berguna agar pihak sekolah dapat memahami jadwal serta kebutuhan siswa dalam masa izin tersebut.
6. Sampaikan Niat Baik dan Kepatuhan
Sebelum mengakhiri surat izin, sampaikan niat baik dan kepatuhan Anda sebagai orang tua/wali dalam menjaga kedisiplinan dan kepatuhan siswa terhadap aturan sekolah. Berikan jaminan bahwa kepergian siswa tidak akan mengganggu proses belajar mengajar di sekolah.
7. Tutup Surat dengan Kalimat Penutup
Terakhir, tutup surat izin dengan kalimat penutup yang sopan dan menghormati. Misalnya, “Demikian surat izin ini kami buat dengan sebenarnya untuk mendapat pengertian dan persetujuan dari pihak sekolah. Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.”
8. Cek Kembali dan Tandatangani Surat
Sebelum mengirimkan surat izin ke sekolah, pastikan untuk memeriksa kembali keseluruhan isi surat. Periksa kesalahan penulisan, kejelasan isi surat, dan kelengkapan informasi yang diperlukan. Setelah yakin surat sudah sesuai, tandatangani surat sebagai tanda persetujuan dan keseriusan dalam mengajukan permohonan izin.
9. Kirim Surat ke Pihak Sekolah
Langkah terakhir adalah dengan mengirimkan surat izin yang sudah Anda buat ke pihak sekolah. Pastikan untuk menyerahkan surat izin kepada pihak yang berwenang di sekolah seperti kepala sekolah atau guru yang bertanggung jawab. Dengan demikian, proses izin Anda bisa segera diproses dan direspon oleh pihak sekolah.
Conclusion
Dengan mengikuti cara membuat surat izin sekolah di atas, Anda bisa menyusun surat izin dengan lebih terstruktur dan jelas. Pastikan untuk selalu mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku di sekolah dalam mengajukan permohonan izin. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam membuat surat izin sekolah yang dibutuhkan.
