Mengirim email lamaran kerja adalah langkah penting dalam pencarian pekerjaan. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati dan pertimbangan yang matang, agar email yang Anda kirim dapat menarik perhatian HRD. Di tulisan ini, kita akan membahas berbagai cara mengirim email lamaran kerja yang efektif, mulai dari format penulisan hingga tips untuk membuat email Anda lebih menonjol. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan undangan wawancara.
Memahami Pentingnya Email Lamaran Kerja
Email lamaran kerja bukan hanya sekedar dokumen pengantar, tetapi merupakan representasi dari diri Anda. Penting untuk memahami bahwa cara Anda menulis email dapat mempengaruhi kesan pertama yang didapat oleh perekrut. Dalam era digital saat ini, kemampuan berkomunikasi secara efektif melalui email menjadi salah satu keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh pencari kerja. Mari kita tinjau berbagai aspek penting yang perlu diperhatikan saat menyusun email lamaran kerja.
Menyusun Email Lamaran Kerja yang Baik
Langkah pertama dalam mengirim email lamaran kerja adalah menyiapkan strukturnya. Anda harus memastikan bahwa email Anda rapi dan mudah dibaca. Berikut adalah beberapa poin penting untuk menyusun email lamaran kerja yang baik:
Gunakan Alamat Email Profesional: Pastikan alamat email yang Anda gunakan mencerminkan profesionalisme. Hindari alamat yang tidak serius atau mengandung unsur yang dapat dianggap tidak pantas.
Subjek Email yang Jelas: Tulis subjek email yang langsung dan informatif. Contohnya, “Lamaran Pekerjaan untuk Posisi [Nama Posisi] – [Nama Anda]” akan lebih menarik perhatian dibandingkan hanya menuliskan “Lamaran”.
- Salam Pembuka yang Tepat: Mulailah email dengan salam yang sopan, seperti “Kepada Yth. [Nama Penerima],”Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, dapat menggunakan “Kepada Tim HRD [Nama Perusahaan].”
Menulis Konten Email Lamaran Kerja
Setelah mempersiapkan bagian awal email, saatnya untuk menulis isi email lamaran kerja. Pada bagian ini, Anda akan menjelaskan maksud dan tujuan Anda secara jelas. Berikut adalah langkah-langkah penulisan konten email:
Perkenalan Diri: Mulailah dengan memperkenalkan diri Anda di satu atau dua kalimat. Sebutkan latar belakang pendidikan atau pengalaman yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Tujuan Pengiriman Email: Jelasakan tujuan Anda mengirim email. Misalnya, “Saya menulis email ini untuk melamar posisi [nama posisi] yang diiklankan di [sourcing].”
- Tawarkan Nilai Tambah: Soroti kemampuan dan pengalaman yang Anda miliki yang membuat Anda sesuai untuk posisi tersebut. Ini adalah kesempatan untuk menunjukkan apa saja keahlian yang Anda tawarkan kepada perusahaan.
Lampiran Dokumen Pendukung
Setelah menulis isi email, jangan lupa untuk melampirkan dokumen pendukung yang diperlukan. Dokumen ini biasanya mencakup:
CV atau Resume: Pastikan resume Anda terstruktur dengan baik dan menunjukkan pengalaman relevan. Sesuaikan isi resume dengan posisi yang Anda lamar.
Surat Lamaran: Jika perusahaan mengharuskan, sertakan surat lamaran yang menjelaskan lebih dalam tentang motivasi Anda melamar posisi tersebut.
- Portofolio (Jika Diperlukan): Jika Anda melamar untuk posisi yang memerlukan portofolio, sertakan file yang menunjukkan karya terbaik Anda.
Pastikan bahwa semua lampiran dalam format yang umum, seperti PDF, untuk menjaga format tetap utuh saat dibuka oleh penerima.
Etika Mengirim Email Lamaran Kerja
Sebelum mengirim email, penting untuk memahami etika dasar dalam berkomunikasi melalui email. Berikut adalah beberapa etika yang perlu diingat:
Periksa Kembali Email Anda: Selalu lakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim. Kesalahan kecil dapat memberikan kesan kurang profesional.
Jaga Bahasa Tetap Formal: Hindari bahasa yang terlalu santai atau tidak formal. Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
- Hindari Mengirim Email Massal: Kirimkan email lamaran satu per satu kepada perekrut yang berbeda dengan kustomisasi yang tepat. Ini menunjukkan perhatian Anda terhadap perusahaan tersebut.
Waktu yang Tepat untuk Mengirim Email Lamaran Kerja
Tidak kalah pentingnya adalah waktu ketika Anda mengirimkan email lamaran kerja. Penelitian menunjukkan bahwa waktu yang tepat dapat mempengaruhi tingkat respons dari HRD. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih waktu pengiriman:
Hari Kerja: Usahakan untuk mengirim email di hari kerja, terutama di pagi hari. Ini memberikan peluang lebih baik agar email Anda dibaca lebih awal.
- Jangan Kirim di Malam Hari atau Akhir Pekan: Email yang dikirim pada malam hari atau akhir pekan biasanya lebih mungkin terabaikan. Hari Senin juga seringkali sibuk bagi banyak orang, jadi pertimbangkan untuk mengirimnya pada hari Selasa atau Rabu.
Tindak Lanjut Setelah Mengirim Email
Setelah mengirim email lamaran kerja, langkah selanjutnya adalah melakukan tindak lanjut. Bertanya dengan sopan mengenai status lamaran Anda dapat menunjukkan bahwa Anda sangat berminat dan proaktif. Berikut cara yang bisa dilakukan:
Tunggu Beberapa Hari: Beri waktu minimal satu minggu sebelum melakukan follow-up. Ini menunjukkan kesabaran dan respek terhadap proses seleksi yang dijalani HRD.
- Kirim Email Tindak Lanjut yang Singkat: Dalam email tindak lanjut, sampaikan terima kasih atas kesempatan dan tanyakan apakah ada informasi lebih lanjut terkait proses seleksi.
Menghindari Kesalahan Umum dalam Pengiriman Email Lamaran Kerja
Ketika mengirim email lamaran kerja, terdapat beberapa kesalahan umum yang harus dihindari. Kesalahan ini bisa merugikan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan. Berikut adalah beberapa poin untuk diperhatikan:
Mengabaikan Instruksi: Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan instruksi yang berbeda dalam pengiriman lamaran. Pastikan untuk membaca panduan dengan teliti.
Tidak Menyertakan Lampiran: Salah satu kesalahan fatal adalah tidak melampirkan dokumen yang diminta. Selalu periksa kembali apakah semua lampiran telah disertakan.
- Kirim dengan Preset: Setiap email sebaiknya disesuaikan dengan posisi yang dilamar. Hindari mengirim email menggunakan template generik.
Menyimpan Catatan Aplikasi Pekerjaan
Selama proses pencarian kerja, penting untuk catat setiap aplikasi yang Anda kirim. Ini membantu Anda untuk melacak posisi yang dilamar, tanggal pengiriman, dan status dari setiap aplikasi. Anda juga bisa menggunakan spreadsheet untuk mempermudah pengelolaan informasi tersebut.
Menggunakan Media Sosial untuk Lamaran Kerja
Selain email, banyak perusahaan kini membuka kesempatan lamaran kerja melalui media sosial, seperti LinkedIn. Pastikan profile Anda di media sosial mencerminkan yang terbaik mengenai diri Anda. Gunakan media sosial sebagai alat untuk menjangkau peluang yang lebih luas.
Dengan mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, Anda akan lebih siap untuk mengirim email lamaran kerja yang menarik dan profesional. Tetaplah percaya diri, dan semoga berhasil dalam pencarian pekerjaan Anda!
