Mengirim lamaran kerja lewat email menjadi salah satu metode yang paling umum dan efisien di era digital saat ini. Bagi banyak pencari kerja, cara ini menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam mengajukan lamaran. Namun, tidak semua orang tahu tata cara yang benar dalam mengirim email untuk lamaran kerja. Artikel ini akan membahas langkah-langkah dan tips penting dalam mengirim lamaran kerja lewat email agar Anda mendapatkan perhatian dari HRD dan meningkatkan peluang Anda untuk diterima.
Kenali Format Email Lamaran Kerja
Sebelum Anda mulai menyusun email, penting untuk memahami format yang tepat. Format email yang jelas dan profesional akan menunjukkan keseriusan Anda dalam melamar pekerjaan.
Mulailah dengan subjek email yang tepat, seperti: “Lamaran Pekerjaan [Posisi yang Dilamar] – [Nama Anda]”. Contohnya, “Lamaran Pekerjaan Digital Marketing – Andi Supriyadi”. Dengan cara ini, HRD bisa langsung mengenali tujuan email Anda.
Setelah itu, masukkan isi email yang terdiri dari beberapa elemen penting.
Menyusun Email Lamaran Kerja
Setelah memahami format dasar, saatnya untuk menyusun email lamaran kerja dengan baik. Berikut ini adalah komponen yang harus ada dalam email Anda:
Salam Pembuka: Gunakan salam yang sopan, seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD]”. Jika Anda tidak mengetahui nama HRD, cukup gunakan “Yth. HRD [Nama Perusahaan]”.
Pengenalan Diri: Sertakan siapa Anda dan dari mana Anda mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan tersebut. Misalnya, “Nama saya Andi Supriyadi, saya mendapatkan informasi mengenai lowongan ini dari situs [nama situs].”
Tujuan Email: Jelaskan dengan singkat tentang lamaran yang Anda ajukan dan posisi yang dilamar.
Ringkasan Kualifikasi: Berikan ringkasan singkat mengenai kualifikasi dan pengalaman Anda yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Penutup yang Sopan: Ucapkan terima kasih dan harapan untuk dapat berdiskusi lebih lanjut.
- Tanda Tangan: Akhiri dengan nama lengkap dan informasi kontak.
Dengan komponen di atas, email lamaran Anda akan terasa lebih terstruktur dan profesional. Selain itu, pastikan Anda menggunakan bahasa yang formal dan sopan.
Menyertakan Lampiran Dengan Benar
Salah satu aspek penting dalam mengirim lamaran kerja lewat email adalah menyertakan lampiran dengan benar. Di sini, Anda harus memastikan bahwa lampiran yang dikirim adalah file yang tepat dan dapat dibuka dengan mudah.
1. Format File: Gunakan format yang umum digunakan seperti PDF. Format ini menjaga tata letak dokumen Anda tetap utuh dan profesional.
2. Nama File: Beri nama file dengan jelas, misalnya “CV_Andi_Supriyadi.pdf” dan “Surat_Lamaran_Andi_Supriyadi.pdf”. Dengan cara ini, HRD akan lebih mudah menemukan dan mengidentifikasi dokumen Anda.
3. Ukuran File: Pastikan ukuran file tidak terlalu besar. Idealnya, total ukuran lampiran tidak lebih dari 2 MB untuk menghindari masalah saat pengiriman.
4. Periksa Lampiran: Jangan lupa untuk memeriksa kembali lampiran sebelum mengirim. Pastikan semua dokumen yang diminta sudah ada dan tidak ada kesalahan pada isi dokumen.
Memastikan Isi Email Bersih dan Jelas
Isi email yang bersih dan jelas sangat penting untuk memastikan pesan Anda mudah dipahami. Berikut adalah beberapa tips untuk menjaga kebersihan dan kejelasan dalam email Anda:
Penggunaan Paragraf yang Tepat
Bagi isi email menjadi paragraf-paragraf pendek. Setiap paragraf harus fokus pada satu ide, sehingga pembaca tidak bingung saat membaca isi email Anda.
Hindari Penggunaan Bahasa Gaul
Pastikan untuk menggunakan bahasa yang formal dan profesional. Hindari slang atau bahasa percakapan yang tidak pantas untuk konteks ini.
Periksa Ejaan dan Tata Bahasa
Sebelum mengirim, lakukan pengecekan terhadap ejaan dan tata bahasa. Kesalahan kecil bisa memberikan kesan negatif terhadap diri Anda.
Mengirim Ulang Email Jika Diperlukan
Setelah mengirim email lamaran, Anda sebaiknya memeriksa apakah email tersebut telah dikirim dengan benar. Namun, jika Anda tidak mendapatkan respon dalam waktu yang wajar, mengirim ulang dapat menjadi langkah yang tepat.
1. Sabar Sebelum Mengirim Ulang: Berikan waktu sekitar satu minggu atau dua minggu sebelum mengirim ulang. Ini memberi kesempatan bagi HRD untuk mengevaluasi lamaran Anda.
2. Tulis Email Ulang dengan Jelas: Dalam email ulang, sampaikan bahwa Anda ingin memastikan apakah lamaran Anda telah diterima. Jangan mengirimkan seluruh isi email yang sama, tetapi cukup tulis ringkasan dan sampaikan harapan Anda.
3. Hormati Keputusan HRD: Jika Anda menerima balasan bahwa posisi tersebut telah terisi, tetap bersikap profesional dan berterima kasih atas tanggapannya.
Tips Tambahan dalam Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email
Tidak hanya memahami langkah-langkah dasar, Anda juga harus mengetahui beberapa tips tambahan berikut untuk meningkatkan peluang lamaran Anda:
1. Personalisasi Email
Jika memungkinkan, lakukan personalisasi dengan menyebutkan nama penerima email. Ini menunjukkan bahwa Anda meluangkan waktu untuk meriset tentang perusahaan.
2. Lakukan Riset Tentang Perusahaan
Sebelum mengirim lamaran, ketahui lebih lanjut tentang perusahaan tersebut. Ini akan membantu Anda menyusun email yang lebih sesuai dengan nilai dan visi perusahaan.
3. Gunakan Alamat Email yang Profesional
Pastikan Anda menggunakan alamat email yang profesional. Hindari alamat email yang tidak pantas atau terlalu informal.
4. Cek Kembali Semua Detail
Pastikan semua detail seperti posisi yang dilamar, nama perusahaan, dan kontak Anda sudah benar dan sesuai. Kesalahan ini kecil namun dapat berakibat besar.
5. Jaga Etika dan Tindak Lanjut
Selalu bersikap etis dalam proses lamaran. Setelah mengirim email lamaran, Anda dapat melakukan tindak lanjut yang sopan setelah jangka waktu tertentu untuk menunjukkan ketertarikan Anda.
Menghadapi Tantangan Dalam Proses Pengiriman
Setiap pencari kerja pasti dihadapkan dengan berbagai tantangan. Mengirim lamaran kerja lewat email juga tidak luput dari ini. Beberapa masalah umum yang sering dihadapi adalah:
1. Email Tidak Diterima
Kadang-kadang, email Anda mungkin masuk ke folder spam atau bahkan ditolak. Pastikan untuk memeriksa folder spam Anda dan juga menggunakan alamat email yang valid.
2. Respon yang Lama
Banyak perusahaan menerima ratusan lamaran untuk satu posisi. Oleh karena itu, bersiaplah menghadapi kemungkinan tidak adanya jawaban dalam waktu dekat.
3. Ketidakpastian Posisi yang Dihasilkan
Anda mungkin merasa frustasi mengetahui bahwa posisi yang dilamar sudah terisi, atau berbeda dengan apa yang diharapkan. Tetaplah realistis dan terus mencari peluang lain selain posisi tersebut.
Kesimpulan
Mengirim lamaran kerja lewat email dengan cara yang tepat merupakan langkah awal untuk meraih karier yang diinginkan. Dengan memahami format, menyusun email yang bersih dan profesional, serta mengatasi berbagai tantangan yang mungkin muncul, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan panggilan wawancara. Ingatlah untuk selalu bersikap profesional dan etis dalam semua bentuk komunikasi saat melamar pekerjaan.
